La siguiente
información hace parte del anteproyecto titulado:
APLICACIÓN DE LA
METODOLOGIA KIMBALL Y LA EDT A LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS EN LA GERENCIA DE
DUQUESA S.A.
Presentado por: LUIS ARTURO SANTOS TIBADUIZA, ANDRES
ENRIQUE RODRIGUEZ RODRIGUEZ y FREDY YAIR SUAREZ DIAZ
Hoy
en día las grandes empresas trabajan continuamente con miras a satisfacer y
cumplir las necesidades específicas de todos sus clientes en la fabricación de
sus productos o servicios, pero hay que tener en cuenta que se manejan
políticas de calidad y en este caso nos enfocaremos en una de ellas como por
ejemplo una adecuada comunicación interna y externa que tiene como efecto una
mejora continua en todos sus procesos, para garantizar la permanencia y
competitividad de las organizaciones.
Ahora
hay que tener en cuenta que dentro de los procesos de apoyo de una organización
se encuentra el de gestión TICs cuyo objetivo es incorporar las tecnologías de
la información y comunicación a todos los procesos, manteniendo el sistema de
información actualizado en hardware, software y en línea como herramienta
importante para la toma de decisiones.
Actualmente,
en Duquesa S.A. se requieren gran cantidad de reportes y no cuenta con un
procesamiento analítico en línea (OLAP) o una aplicación para la extracción de
información de las bases de datos que permita aislar e identificar patrones o
tendencias del mismo en un alto volumen de datos; por lo tanto no hay un
sistema inteligente de negocios que sirva de soporte para la toma de decisiones
gerenciales que permitan examinar de manera interactiva grandes volúmenes de
información desde varias perspectivas. El análisis de la información se
realiza en Excel teniendo como limitantes el número de registros máximo y que
no se pueden cruzar todas las variables o dimensiones (vendedor, línea, sublínea,
grupo, costo, cliente, canal, margen, cajas, kilos, dinero) que está limitada
por Excel. Esta operación la realizan ingenieros en procesos de gestión de
tecnología informática, ya que para los usuarios es más complejo y se requiere
un alto nivel de Excel.
De
acuerdo con lo anterior, cual es la principal causa por la cual no se ha
elaborado un sistema inteligente de negocios para la empresa.
CAUSAS
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PORCENTAJE
|
|
a.
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Las dimensiones no se conocían bien en la base de datos.
Analítico de Excel inicialmente cubría la necesidad por tabla dinámica,
es decir inicialmente porque con el paso de 1 a 10 años el volumen de la
información creció considerablemente y ya la ejecución de una consulta se
empezaba a ralentizar con el paso del tiempo y por lo tanto causando una
enorme pérdida de tiempo y limitación del analítico.
Analítico de 1 cliente (sale toda la empresa) 100%, es decir se
visualiza una consulta general y no por una empresa específica.
Algunas dimensiones (costo, kilos, margen) no existían, se fueron
creando.
Los clientes de la información (Gerente, jefe de ventas “que en el
momento no lo hay”, asistente de ventas, secretaria de gerencia) tienen poco
conocimiento de Excel y sus requerimientos es que siempre llegan a sistemas sin
estructurar un informe o una planilla.
|
20%
|
b.
|
El analítico de Excel no tiene todas las dimensiones, como las que
siguen a continuación: Kilos, costo, flete, margen, publicidad, bonos, tipo
de cliente.
De acuerdo con lo anterior cabe destacar las que si se tienen
actualmente las siguientes dimensiones: Tipo de inventario, clasifica 1,
clasifica2, sublínea, grupo, vendedor, zona, cajas, subtotal, total con IVA,
ciudad.
|
20%
|
c.
|
La dimensión comisión “era manual” y la dimensión flete “no estaba en
el sistema”
|
20%
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d.
|
Informes de ventas personalizados para la gerencia eran diferentes a la
configuración de la base de datos, es decir no estaban alineadas las bases de
datos con los informes porque en ese entonces un usuario del sistema manejaba
ese proceso con una macro de Excel.
|
10%
|
e.
|
Los datos eran livianos, ejemplo: Cooratiendas era 1 NIT, luego con el
tiempo Cooratiendas paso a 300 NIT y fue así cuando se comenzó a manejar
sucursales.
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10%
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g.
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Falta conocimiento de los clientes, es decir de los usuarios del
sistema, ya que en tiempo pasado se hizo un prototipo y no lo usaron en ese
entonces, según porque también no les pareció fácil de usar.
|
10%
|
h.
|
Falta conocimiento para hacer algo que cubriera todas las necesidades.
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10%
|
De
acuerdo con la anterior tabla que contiene 7 causas, miremos el análisis del
problema a nivel de diagrama de Pareto con una frecuencia mensual dentro de un
periodo de tiempo de 132 meses comprendidos entre los años [2003 - 2013]:
Tabla 1.
|
CAUSAS
|
FRECUENCIA
|
%
Relativo
|
%
Acum
|
|
a
|
26,4
|
20%
|
20%
|
|
b
|
26,4
|
20%
|
40%
|
|
c
|
26,4
|
20%
|
60%
|
|
d
|
13,2
|
10%
|
70%
|
|
e
|
13,2
|
10%
|
80%
|
|
f
|
13,2
|
10%
|
90%
|
|
g
|
13,2
|
10%
|
100%
|
|
Total
|
132
|
100%
|
|
