Anteproyecto - Problema

La siguiente información hace parte del anteproyecto titulado:

APLICACIÓN DE LA METODOLOGIA KIMBALL Y LA EDT A LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS EN LA GERENCIA DE DUQUESA S.A.

  

Presentado por: LUIS ARTURO SANTOS TIBADUIZA, ANDRES ENRIQUE RODRIGUEZ RODRIGUEZ y FREDY YAIR SUAREZ DIAZ

Hoy en día las grandes empresas trabajan continuamente con miras a satisfacer y cumplir las necesidades específicas de todos sus clientes en la fabricación de sus productos o servicios, pero hay que tener en cuenta que se manejan políticas de calidad y en este caso nos enfocaremos en una de ellas como por ejemplo una adecuada comunicación interna y externa que tiene como efecto una mejora continua en todos sus procesos, para garantizar la permanencia y competitividad de las organizaciones.

Ahora hay que tener en cuenta que dentro de los procesos de apoyo de una organización se encuentra el de gestión TICs cuyo objetivo es incorporar las tecnologías de la información y comunicación a todos los procesos, manteniendo el sistema de información actualizado en hardware, software y en línea como herramienta importante para la toma de decisiones.

Actualmente, en Duquesa S.A. se requieren gran cantidad de reportes y no cuenta con un procesamiento analítico en línea (OLAP) o una aplicación para la extracción de información de las bases de datos que permita aislar e identificar patrones o tendencias del mismo en un alto volumen de datos; por lo tanto no hay un sistema inteligente de negocios que sirva de soporte para la toma de decisiones gerenciales que permitan examinar de manera interactiva grandes volúmenes de información desde varias perspectivas. El análisis de la información se realiza en Excel teniendo como limitantes el número de registros máximo y que no se pueden cruzar todas las variables o dimensiones (vendedor, línea, sublínea, grupo, costo, cliente, canal, margen, cajas, kilos, dinero) que está limitada por Excel. Esta operación la realizan ingenieros en procesos de gestión de tecnología informática, ya que para los usuarios es más complejo y se requiere un alto nivel de Excel.

De acuerdo con lo anterior, cual es la principal causa por la cual no se ha elaborado un sistema inteligente de negocios para la empresa.

	CAUSAS	PORCENTAJE
a.	Las dimensiones no se conocían bien en la base de datos. Analítico de Excel inicialmente cubría la necesidad por tabla dinámica, es decir inicialmente porque con el paso de 1 a 10 años el volumen de la información creció considerablemente y ya la ejecución de una consulta se empezaba a ralentizar con el paso del tiempo y por lo tanto causando una enorme pérdida de tiempo y limitación del analítico. Analítico de 1 cliente (sale toda la empresa) 100%, es decir se visualiza una consulta general y no por una empresa específica. Algunas dimensiones (costo, kilos, margen) no existían, se fueron creando. Los clientes de la información (Gerente, jefe de ventas “que en el momento no lo hay”, asistente de ventas, secretaria de gerencia) tienen poco conocimiento de Excel y sus requerimientos es que siempre llegan a sistemas sin estructurar un informe o una planilla.	20%
b.	El analítico de Excel no tiene todas las dimensiones, como las que siguen a continuación: Kilos, costo, flete, margen, publicidad, bonos, tipo de cliente. De acuerdo con lo anterior cabe destacar las que si se tienen actualmente las siguientes dimensiones: Tipo de inventario, clasifica 1, clasifica2, sublínea, grupo, vendedor, zona, cajas, subtotal, total con IVA, ciudad.	20%
c.	La dimensión comisión “era manual” y la dimensión flete “no estaba en el sistema”	20%
d.	Informes de ventas personalizados para la gerencia eran diferentes a la configuración de la base de datos, es decir no estaban alineadas las bases de datos con los informes porque en ese entonces un usuario del sistema manejaba ese proceso con una macro de Excel.	10%
e.	Los datos eran livianos, ejemplo: Cooratiendas era 1 NIT, luego con el tiempo Cooratiendas paso a 300 NIT y fue así cuando se comenzó a manejar sucursales.	10%
g.	Falta conocimiento de los clientes, es decir de los usuarios del sistema, ya que en tiempo pasado se hizo un prototipo y no lo usaron en ese entonces, según porque también no les pareció fácil de usar.	10%
h.	Falta conocimiento para hacer algo que cubriera todas las necesidades.	10%

De acuerdo con la anterior tabla que contiene 7 causas, miremos el análisis del problema a nivel de diagrama de Pareto con una frecuencia mensual dentro de un periodo de tiempo de 132 meses comprendidos entre los años [2003 - 2013]:

Tabla 1.

CAUSAS	FRECUENCIA	% Relativo	% Acum
a	26,4	20%	20%
b	26,4	20%	40%
c	26,4	20%	60%
d	13,2	10%	70%
e	13,2	10%	80%
f	13,2	10%	90%
g	13,2	10%	100%
Total	132	100%